J'ai organisé des apéros SEO à Montpellier : des rencontres en fin de journée entre professionnels du web, pour parler référencement autour d'un verre. Ce format d'afterwork professionnel marche bien, à condition de soigner quelques détails. Voici comment organiser un afterwork, que votre sujet soit le SEO, votre métier ou votre réseau d'affaires.
Qu'est-ce qu'un afterwork professionnel ?
Un afterwork est une rencontre informelle organisée après la journée de travail. Il peut réunir les collègues d'une même entreprise, des clients et des partenaires, ou les professionnels d'un même secteur. L'afterwork professionnel garde un objectif : se rencontrer, échanger, parfois écouter une courte intervention, dans un cadre plus détendu qu'une réunion.
Pourquoi organiser un afterwork ?
- Développer votre réseau : on rencontre plus facilement quelqu'un un verre à la main qu'en rendez-vous.
- Partager une veille : un sujet d'actualité, un retour d'expérience, une nouveauté de votre métier.
- Faire connaître votre entreprise localement, auprès de futurs clients, partenaires ou recrues.
- Créer du lien dans une équipe ou avec des clients existants.
L'apéro SEO, un exemple concret
Le référencement est un sujet sérieux, mais il se discute très bien dans une ambiance conviviale. Un apéro SEO s'adresse aux acteurs du numérique : agences, freelances, développeurs, e-commerçants, community managers, consultants, blogueurs. C'est un événement entre professionnels, où l'on vient autant pour rencontrer que pour apprendre.
Le format que je recommande est simple : un accueil, une courte présentation des partenaires, une intervention sur un sujet d'actualité, des questions, puis des échanges libres. Plusieurs fois, en collaboration avec SEO Camp, nous avons animé la soirée avec un quiz SEO : une façon ludique de lancer les discussions.
Comment organiser un afterwork, étape par étape
1. Définir l'objectif et le public
Qui voulez-vous réunir, et pourquoi ? Un afterwork d'équipe, un événement clients et un afterwork ouvert à tout un secteur ne se préparent pas de la même façon. L'objectif guide tout le reste : le lieu, le nombre de places, le contenu.
2. Gérer les inscriptions et le nombre de participants
Un verre entre collègues s'improvise. Un afterwork ouvert à des invités de tous horizons, non : vous devez savoir combien de personnes viendront. La solution la plus simple est de passer par une billetterie en ligne, qui permet de créer des billets, gratuits ou payants, sans site dédié. Pour mes événements à Montpellier, j'utilisais Meetup et Weezevent : des outils pratiques et connus des participants.
3. Choisir le lieu
Sortez des bureaux. Un bar privatisé, une salle de restaurant ou un espace de coworking conviennent bien. Le critère qui compte le plus : pouvoir discuter sans crier. Si une intervention est prévue, vérifiez la présence d'un écran, d'un vidéoprojecteur et d'un micro. C'est souvent ce qui fait pencher pour un coworking ou une salle de réunion.
4. Choisir la date et l'heure
En fin de journée et en semaine, pour que chacun puisse venir directement après le travail. Évitez les veilles de vacances et les dates des grands événements de votre secteur. Annoncez une heure de début et une heure de fin.
5. Prévoir un déroulé court
- Accueillez tout le monde avant de prendre la parole.
- Présentez les partenaires ou les sponsors en quelques minutes, pas plus.
- Gardez l'intervention courte : 45 minutes suffisent, une heure au maximum, puis place aux questions.
- Laissez la plus grande partie de la soirée aux échanges libres.
- Clôturez officiellement, pour que chacun puisse partir sans gêne.
6. Penser à la collation et à l'animation
Quand l'afterwork est organisé avec des partenaires, il est d'usage d'offrir les boissons et un buffet : c'est une façon de remercier les invités de leur présence. Prévoyez des boissons sans alcool. Une animation, comme un quiz, aide les personnes qui ne se connaissent pas à se parler.
7. Communiquer avant et après
Annoncez l'événement sur une page claire : date, lieu, programme, lien d'inscription. Relayez-le sur LinkedIn et auprès de votre réseau. Après la soirée, partagez un résumé et quelques photos, en demandant d'abord l'accord des personnes reconnaissables. Un afterwork régulier finit par devenir un rendez-vous attendu, et un bon moyen de soigner votre visibilité en ligne comme hors ligne.
Le budget d'un afterwork
Un afterwork peut coûter très peu ou beaucoup, selon le lieu et la collation. Listez les postes avant de vous engager :
- la location ou la privatisation du lieu, parfois remplacée par un minimum de consommation dans un bar ;
- les boissons et le buffet ;
- le matériel : écran, vidéoprojecteur, micro, badges ;
- la communication : invitations, visuels, éventuelle impression de supports ;
- les frais de billetterie, si vous vendez des places.
Des partenaires ou des sponsors peuvent prendre en charge une partie de ces frais, en échange d'une courte présentation et d'une visibilité sur vos supports. Mettez-vous d'accord par écrit sur ce que chacun apporte.
Les erreurs à éviter
- Un lieu trop bruyant, où personne ne s'entend.
- Une présentation commerciale trop longue, qui casse l'ambiance.
- Pas de limite d'inscriptions, et trop de monde pour la salle.
- Aucun suivi après l'événement : les contacts noués s'oublient vite.
Questions fréquentes
À quelle heure organiser un afterwork ?
En fin de journée, juste après les horaires de bureau habituels de vos invités. Annoncez une heure de début et une heure de fin claires.
Comment annoncer un afterwork ?
Par une invitation simple, qui donne la date, le lieu, le programme et le lien d'inscription, puis par une relance quelques jours avant. LinkedIn et les plateformes d'événements comme Meetup aident à toucher un public plus large.
Où organiser un afterwork ?
Dans un lieu neutre et convivial : bar privatisé, salle de restaurant, espace de coworking. Choisissez un endroit facile d'accès et assez calme pour discuter.
Pourquoi organiser un afterwork professionnel ?
Pour créer des liens que les échanges par e-mail ne créent pas : avec des clients, des partenaires, des confrères. C'est aussi une façon concrète de se faire connaître, en complément de la prospection.
Prendre la parole lors d'un événement
Depuis 2014, j'ai fait plus de 100 interventions : conférences, ateliers, formations. Vous trouverez quelques-unes de ces prises de parole sur le site. Si vous organisez un événement autour du web ou du référencement, contactez-moi.
